IBSA e la sfida della digitalizzazione: SOP in Elettronico

Uno degli aspetti fondamentali che le aziende del settore farmaceutico devono gestire con particolare attenzione è quello legato alla qualità. Per offrire ai pazienti soluzioni terapeutiche efficaci e sicure, IBSA lavora con cura e attenzione in tutti i processi aziendali e ha reso protagonista della Digital Transformation il dipartimento di Quality Assurance, attraverso il processo di digitalizzazione dei documenti e flussi di qualità. 

Lo scorso 8 novembre 2021, presso l’headquarter di IBSA, è stato avviato un nuovo sistema per la gestione, conservazione e consultazione elettronica dei documenti di qualità, nello specifico le SOP (Standard Operating Procedure). Questa piattaforma consente ora di gestire in elettronico tutto il life-cycle management di tali documenti.

Il sistema gestisce da oltre un anno il flusso dei reclami di qualità di IBSA Svizzera e ha sancito l’avvio del processo di smaterializzazione della carta per i flussi di qualità. L’introduzione delle SOP in elettronico ha consolidato il risultato, estendendolo ai documenti di Qualità. Questa implementazione costituisce un importante traguardo nel processo di digitalizzazione dei flussi e documenti di qualità di IBSA in Svizzera, in Italia e presso il partner Altergon.

L’adozione di questo sistema non si traduce soltanto in una significativa riduzione dei consumi di carta: la gestione in digitale consente di semplificare e ottimizzare i flussi di revisione, approvazione, distribuzione e riconciliazione dei documenti cartacei. 

La fornitura degli strumenti adeguati è stato un aspetto imprescindibile per la riuscita del progetto; per questo motivo è stata estesa la distribuzione dei dispostivi informatici in locali che prima di allora erano dis-informatizzati. Abbiamo installato 120 nuovi PC che hanno consentito una copertura capillare di tutti i locali di produzione e laboratorio. In questo modo abbiamo garantito la possibilità di accedere ai documenti di qualità in tutti i luoghi in cui sia necessario consultarli. 

Per la riuscita di questa trasformazione digitale è stata fondamentale la collaborazione di un team multi-dipartimento coeso e motivato, che è stato coordinato dai reparti di Quality Assurance e Information Technology. Questa collaborazione ha permesso di far evolvere verso una dimensione digitale ciò che fino a ieri era stato gestito in modo cartaceo e ha permesso all’azienda di analizzare in modo critico i processi in essere sfruttando l’esperienza di anni di utilizzo per indirizzarli verso una nuova realtà digitale.

Il nuovo sistema di digitalizzazione dei flussi e documenti di qualità ha ottenuto l’autorizzazione da parte di Swissmedic e traduce in concreto il percorso di sostenibilità di IBSA. Con l’implementazione di questo nuovo sistema, conforme alle normative vigenti in ambito cGMP (current Good Manufacturing Practices), IBSA rinnova la sua promessa di innovazione intesa come valore intrinseco al suo modus operandi, sia a livello di prodotti che di processi operativi, confermando la propensione a elevare sempre di più i propri standard qualitativi.